Các cơ sở y tế bao gồm bệnh viện và phòng khám công, văn phòng ở trường học và nhà trẻ, phòng khám tư nhân, bệnh viện phụ sản, trạm y tế. Mỗi cơ sở được yêu cầu phải lưu giữ hồ sơ về khám, các biện pháp điều trị, vệ sinh và các biện pháp phòng ngừa đã thực hiện. Ngoài ra, tài liệu y tế bao gồm các biểu mẫu kế toán và báo cáo. Các tài liệu thống nhất do Bộ Y tế Liên bang Nga ấn định. Nếu một cơ sở y tế cụ thể yêu cầu tài liệu y tế của riêng mình, thì tài liệu đó được bác sĩ trưởng phê duyệt.
Biểu mẫu thống nhất cho biết loại tài liệu cụ thể, định dạng và các điều khoản lưu trữ của nó. Các biểu mẫu báo cáo phải được điền chính xác, tin cậy, kịp thời và đầy đủ nhất. Thiết kế chuẩn hóa của tài liệu chính trên giấy tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xử lý tiếp theo ở dạng điện tử, kế toán và phân tích. Điều này lại quan trọng đối với việc lập kế hoạch hoạt động, phân tích công việc của nhân sự, đánh giá khối lượngcông việc của các tổ chức y tế, tính hiệu quả của các hoạt động của họ, việc cung cấp dữ liệu thống kê cho các cơ quan quản lý.
Việc lưu trữ tài liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo mật y tế. Thông tin có trong nó không được phép tiết lộ cho bên thứ ba, cũng như không được phép chuyển những tài liệu đó cho bất kỳ ai. Tất nhiên, trong một số trường hợp, có thể có ngoại lệ:
- Theo yêu cầu, bản sao của các biểu mẫu được yêu cầu, nhưng không phải bản gốc, có thể được cung cấp cho bệnh nhân.
- Với sự đồng ý của một người, dữ liệu từ tài liệu của người đó có thể được chuyển cho các ấn phẩm, nghiên cứu, giáo dục.
- Nếu một công dân không thể đưa ra quyết định do tình trạng sức khỏe, thì chỉ được phép cung cấp thông tin mà không cần sự đồng ý của người đó với mục đích điều trị.
- Truyền thông tin cho bên thứ ba cũng có thể trong trường hợp có nguy cơ lây lan hàng loạt bệnh truyền nhiễm hoặc ngộ độc.
- Bệnh nhân vị thành niên không cần phải đồng ý tiết lộ thông tin cho cha mẹ hoặc người giám hộ của họ để được điều trị thêm.
- Trong quá trình tố tụng, hồ sơ bệnh án có thể được công bố theo yêu cầu của các cơ quan hữu quan.
Có điều kiện, tất cả các tài liệu y tế có thể được chia thành nhiều loại:
- Tài liệu mô tả tình trạng bệnh nhân, chẩn đoán, các cuộc hẹn khám bệnh trong thời gian theo dõi bệnh nhân tại một trong các cơ sở y tế. Ví dụ bao gồm "Biểu đồ bệnh nhân ngoại trú hoặc nội trú", "Tiền sử sinh con",“Thẻ mang thai cá nhân.”
- Các tài liệu cung cấp thông tin liên lạc giữa các cơ sở y tế khác nhau Theo quy định, chúng mang thông tin về tình trạng hiện tại của bệnh nhân và sự cần thiết phải thực hiện các biện pháp nhất định (ví dụ: "Trích xuất từ hồ sơ bệnh án").
- Tài liệu phản ánh trực tiếp công việc của nhân viên y tế ("Sổ thủ tục", "Sổ đăng ký thuốc").
Cũng có thể tách tất cả các tài liệu tùy thuộc vào các tổ chức và chuyên gia sử dụng chúng. Điều này bao gồm, ví dụ, tài liệu của một nhà trị liệu ngôn ngữ, bác sĩ phụ khoa, các cơ sở khám nghiệm pháp y, trạm cứu thương và những người khác.
